Gepostet am 20. Juni 2018

DocuSign: Was hat es mit dem Verfahren auf sich?

Das Unternehmen DocuSign stellt seinen Kunden die Technologie zur Verfügung, um digital Verträge zu unterzeichnen – und zwar rechtsgültig. Echte Revolution oder kurzes Strohfeuer?

So kann die Technologie eingesetzt werden

DocuSign ist eine elektronische Signatur (eSignatur). Mit ihr ist es möglich, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne das Papier auszudrucken und zum Adressaten zu schicken. Sie brauchen dazu lediglich einen Internetzugang und ein Benutzerkonto bei DocuSign. Haben Sie das Dokument auf ihrem Gerät unterzeichnet, bekommt der Adressat einen Link. Folgt er dem, gelangt er zu dem unterschriebenen Dokument und kann es seinerseits unterschreiben.

Wie sicher ist das Verfahren?

Das Unternehmen DocuSign selbst verspricht, dass das von ihr entwickelte Verfahren einen transparenten Prozess bis zur Vertragsunterzeichnung abbilden kann. Doch wie sicher ist das Verfahren, wenn es gleichzeitig derart transparent ist? Gibt es Sicherheitslücken, die ausgenutzt werden könnten?
Um die Sicherheit der Daten der beteiligten Parteien und vor allem des in Frage stehenden Dokuments zu garantieren, macht das Unternehmen einige Anstrengungen: Aktuell ist DocuSign das einzige Unternehmen aus dem Geschäftsfeld digitale Signaturen, das eine Zertifizierung nach ISO 27001 besitzt und damit den IT-Grundschutz nachweisen kann.
Trotzdem musste die Geschäftsleitung im Mai letzten Jahres bestätigen, dass Teile der Datenbank gehackt wurden. Persönliche Daten und Kontoinformationen der Kunden sollen von dem Hack nicht betroffen gewesen sein. Den Eindringlingen gelang es lediglich deren Email-Adressen zu bekommen. Von mehr als 100 Millionen Adressen ist dabei die Rede. Im Vergleich zu circa 1,4 Milliarden Email-Adressen, die etwa zur gleichen Zeit in einer Spam-Mail-Datenbank aufgetaucht sind, scheint das keine allzu große Zahl zu sein. Abgesehen davon, dass Datenbanken häufig gehackt werden und daher die Chance groß ist, dass mehrere dieser Email-Adressen ohnehin schon in Umlauf waren. Bei allen digitalen Prozessen gibt es die Gefahr von Sicherheitslücken. Sensible, personenbezogene Daten waren bisher noch nicht von einem Hackerangriff bei DocuSign betroffen. Um das weiterhin zu gewährleisten wird nicht nur der Prozess, sondern auch die Mitarbeiter und die Plattform selbst nach dem strengen DocuSign Security Assurance Program kontrolliert.

Welche Vorteile hat DocuSign für Unternehmen und Freelancer?

Abgesehen von den sicherheitstechnischen Anstrengungen, gibt es noch weitere Vorteile, die genau für diese elektronische Signatur sprechen. Zum Beispiel die Zeitersparnis. Statt die Schriftstücke auszudrucken und zum Adressaten zu schicken, geht das mit der elektronischen Signatur unmittelbar und digital. Laut Angaben des Unternehmens werden so 80% der Dokumente innerhalb eines Tages unterzeichnet und damit abgeschlossen. Damit ist das Verfahren auch ein echter Wettbewerbsvorteil. Wer schneller ist als die Konkurrenz, kann mehr Aufträge generieren.
Aber auch innerhalb des eigenen Unternehmens bringt DocuSign einige Vorteile mit sich. Da der gesamte Prozess der Vertragsunterzeichnung nun digital ablaufen kann, macht das den Workflow viel flexibler. Die betreffenden Mitarbeiter und Kunden können ganz gezielt zu jedem gewünschten Zeitpunkt in die Transaktion einbezogen werden – und greifen dann auf ein Dokument zu, das up-to-date ist.
Da das Verfahren außerdem Rechtsgültigkeit beansprucht, brauchen User keine Nachteile zu befürchten. Dokumente und Verträge, die mit dieser elektronischen Unterschrift unterschrieben wurden, sind gültig – und das nicht nur in Deutschland oder Europa, sondern in vielen Ländern der Welt. Gerade für Unternehmen, die Niederlassungen und/oder Kunden im Ausland haben, ist die eSignatur daher interessant. Ein weiterer Grund, warum auch wir bei Westhouse DocuSign nutzen. Wir sehen darin eine Möglichkeit, unsere Abläufe schlanker und schneller zu machen – sehr zur Freude unserer Kunden und Mitarbeiter.

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