Ein Interview mit unserem Office Management über wichtige Tipps für Freiberufler im Projekt
Was Freiberufler im Projekt besonders beachten müssen und auf was es bei der Rechnungserstellung wirklich ankommt, erzählen uns Juliane und Irina in einem Gespräch zu ihren täglichen Aufgaben bei Westhouse.
Bei der Rechnungserstellung gibt es einige Dinge, auf die geachtet werden muss – was ist hier für Freiberufler am wichtigsten?
Irina: Der Rechnungseingang und Zeitpunkt der Rechnungserstellung sind wichtig. Es muss auch darauf geachtet werden, ob die Abrechnung vertraglich nach Tagessatz oder Stundensatz läuft. Auch Reisekostenbelege müssen stets vorgelegt werden und mit den Angaben übereinstimmen. Zeitnachweise müssen immer vom Projektleiter unterschrieben oder genehmigt sein. Bei uns läuft das meistens über das Zeiterfassungstool SUS, worüber die Zeiten aber ebenfalls freigegeben werden müssen.
Juliane: In einem Bereich haben Kunden auch oft ihre eigenen Tools zur Zeiterfassung für Berater. Hier muss abgeglichen werden, ob das Tool auch exakt erfasst hat, was auf der Rechnung steht. Generell sollten Rechnungen so zeitnah wie möglich eingeschickt werden. Dies kann per Post, per Fax oder auch per E-Mail geschehen.
Wie sind die gesetzlichen Vorgaben beim Erstellen einer Rechnung?
Irina: Eine Rechnung muss folgende Punkte enthalten:
- vollständiger Name & Anschrift des leistenden Unternehmens
- vollständiger Name & Anschrift von Westhouse
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Erstellungsdatum
- Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer
- Menge, Art & Umfang der Leistung
- Leistungszeitraum
- Projektstandort
- Name des Endkunden falls vorhanden
- Steuersatz
- korrekte Bankdaten, insbesondere bei ausländischen Beratern
Juliane: Natürlich achten wir auch darauf, dass eine Rechnung immer an den korrekten Geschäftsbereich adressiert ist. Unterläuft hier ein Fehler, bitten wir um eine Korrektur beim Freiberufler – die Richtigkeit zu überprüfen ist unsere Aufgabe.
Wie sind die vertraglichen Vorraussetzungen, damit die Rechnungen von Seiten eines Unternehmens akzeptiert werden?
Juliane: Eine Rechnung sollte bis zum 10. des Folgemonats bei uns eingehen. Wir akzeptieren Rechnungen erst, wenn sie mit allen Dokumenten und den zuvor genannten gesetzlichen Voraussetzungen, vollständig eingereicht werden. Erst dann können wir überprüfen, ob die Leistungen erbracht wurden und die Rechnung auch korrekt ist.
Wie läuft die Rechnungsbegleichung innerhalb der Westhouse Group ab?
Irina: Die Rechnung geht bei uns ein und wird vom zuständigen Sachbearbeiter auf Richtigkeit geprüft. Ist alles in Ordnung, wird sie in unser internes Dokumentenmanagementsystem hochgeladen und geht automatisch an die Buchhaltung zum verbuchen – je nach Zahlungsziel im Vertrag, wird die Rechnung dann automatisch am Zahlungsdatum überwiesen.
Als Freiberufler hat man auch seine eigenen Rechnungen zu schreiben – habt Ihr Tipps, damit Rechnungen schneller bezahlt werden, sodass man nicht in einen Liquiditätsengpass kommt?
Irina: Eine Rechnung immer korrekt, mit allen relevanten Anhängen und zeitnah verschicken und dabei unser Informationsblatt beachten – hier sind alle wichtigen Informationen zur Rechnungsstellung enthalten. Liest man den Vertrag und dieses Informationsblatt sollten keine Fehler bei der Erstellung geschehen.
Juliane: Es passiert schon mal, dass ein Berater einen Liquiditätsengpass hat, aber hier kann man sich auch an uns wenden. Hat ein Berater ein 30 Tage-Zahlungsziel bieten wir bei Problemen auch mal eine frühere Zahlung an – dies ist auch schon häufiger vorgekommen.
Wie erhält man Skonto und in wie weit ist dies für Freiberufler aber auch Unternehmen sinnvoll?
Juliane: Die Berater haben die Möglichkeit zu wählen, ob sie ihre Rechnung nach 30 Tagen oder nach 7 Tagen mit 2% Skonto bezahlt haben möchten. Dies wird dann von uns im Buchhaltungssystem hinterlegt. Dadurch haben die Berater eine Planbarkeit ihrer Geldeingänge und auch wir als Unternehmen eine Planung in unserem Liquiditätsmanagement.
Was für Tipps habt Ihr, damit man sich selbst organisiert bekommt?
Juliane: Wichtig ist, dass Berater einen vernünftigen Steuerberater haben. Viele, die sich erst vor kurzem selbständig gemacht haben, kennen noch nicht alle gesetzlichen und steuerlichen Verpflichtungen die eine freiberufliche Tätigkeit mit sich bringt. Da ist eine Unterstützung und Beratung von einem guten Steuerberater sehr wichtig. Außerdem ist die Organisation aller Belege wichtig. Sie müssen immer gesammelt werden, damit wir am Ende auch alles erstatten können.
Wir bedanken uns bei Juliane und Irina für das Interview.
