Failing to plan is planning to fail – dieses Bonmot aus dem Projektmanagement trifft auch auf das Zeitmanagement zu. Grund genug, Ihnen einige Tools vorzustellen, wie Sie mehr aus Ihrer Zeit machen.
Nutzen Sie die Hochphasen am Morgen
Gerade morgens ist unser Körper so leistungsfähig, wie die übrige Zeit des Tages kaum noch. Da wäre es doch schade, wenn Sie diesen Teil des Tages ausschließlich mit Telefonaten und Besprechungen zubringen würden. Viel besser ist es, wenn vormittags die Dinge erledigt werden, die Ihnen am unangenehmsten sind. Warum? Wenn Sie diese Dinge bereits vormittags erledigen, haben Sie noch viel Energie und unangenehme Aufgaben gehen Ihnen leichter von der Hand.
Aber noch einen weiteren Vorteil hat es, unliebsame Aufgaben so schnell wie möglich hinter sich zu bringen. Wenn Sie die Dinge den gesamten Arbeitstag über vor sich herschieben, wird das einen Einfluss auf die übrigen Aufgaben und damit auch Ihre Performance haben. Daher: Schieben Sie unangenehme Aufgaben nicht auf, sondern erledigen Sie diese so schnell es geht.
Pausen sind wichtig
Neben der Arbeit spielen auch Pausen eine große Rolle im Zeitmanagement. Und auch die wollen geplant sein. So lange zu arbeiten, bis Ihnen der Kopf qualmt und dann vor der Aufgabe kapitulieren, ist nicht ratsam. Denn langfristig führt das zu Erschöpfung und ist damit das Gegenteil von dem, was Sie während Ihres Arbeitstages gebrauchen können. Viel besser ist es daher, sich bereits zu Beginn des Arbeitstages einen Plan zu machen, wann Sie sich eine Auszeit gönnen. Aber noch wichtiger: Wie Sie die füllen. Denn einfach im Netz zu surfen und nach einigen Minuten weiter zu arbeiten, führt nicht zu der Erholung, die man als SAP Freelancer in seinem Arbeitsalltag braucht.
Unser Tipp: Die Pomodoro-Technik, ein Klassiker des Zeitmanagements, den man folgendermaßen in abgewandelter Form einsetzen kann: Die Formel für das perfekte Zeitmanagement nach dieser Technik lautet 55-50-30. Konkret bedeutet das: In dem ersten 55 Minuten Block werden 50 Minuten gearbeitet und die restlichen fünf Minuten pausiert.
Aber richtig! Das bedeutet, weg vom PC und kurz spazieren (zur Kaffeemaschine oder ans Fenster), oder auch eine kurze Dehnübung einlegen, um den Rücken zu entlasten. Danach folgen weitere 50 Minuten Arbeit. In diesem Block wird fast eine volle Stunde lang konzentriert gearbeitet. Das geht auch ganz gut, weil sich der Körper und auch der Kopf in den fünf vorherigen Minuten von der Arbeit erholen konnten und es nun frisch ans Werk gehen kann. Danach folgen 30 Minuten echter Pause.
Auch diese Zeit sollten Sie nicht einfach am Schreibtisch verbringen, sondern die Pause aktiv nutzen. Überlegen Sie sich daher bereits zu Beginn Ihres Arbeitstages, was Sie in Ihrer großen Pause am liebsten tun würden. Das gelingt am besten mit einem weiteren Klassiker des Zeitmanagements: Der Checkliste.
Checkliste für gutes Zeitmanagement
Um den Arbeitsalltag effektiv zu gestalten, liest man in Ratgebern zu einem gelungen Zeitmanagement immer wieder den Hinweis, Checklisten zu führen. Das muss einen Grund haben. Und tatsächlich helfen auch Checklisten dabei, die Pomodoro-Technik bestmöglich einzusetzen. Dabei sollten Sie zwei unterschiedliche Listen führen.
Auf die erste Liste gehören alle Aufgeben, die Sie an dem jeweiligen Arbeitstag erledigen müssen – und zwar in priorisierter Abfolge. Die zweite Liste beinhaltet jene Dinge, die in der Pause eine gute und willkommene Abwechslung für Sie sein können. Diese Dinge können Sie dann flexibel in denn jeweiligen Pausenblock des Pomodoro-Zeitmanagements einbauen.
- To Do-Liste Projekte (von wichtig nach weniger wichtig geordnet): 1. …2. ….3. ……
- Aktivitäten für die Pause: 1. …2. ….3. ….…
- Pomodoro-Blöcke: 1. Block: Von …:… bis …:… Uhr. Pause. 2. Block: Von …:… bis …:…Uhr. 3. Block: Pausenaktivitäten
Freelancer aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen ohne gutes Zeitmanagement nicht aus. Ein weiterer wichtiger Aspekt eines effektiven Arbeitstages ist aber auch das richtige Projekt. Denn nicht nur schlechtes Zeitmanagement, auch weniger spannende Aufgaben können die Motivation und damit auch die Ergebnisse beeinträchtigen. Sie sind aktuell auf der Suche nach dem richtigen Projekt? Dann klicken Sie hier.