Mitarbeiter/in als Vorzimmerkraft der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d)
- Potsdam
- Start: 01.04.2025
- vor 4 Wochen
- Job Typ:
- Festanstellung
- Arbeitsumfang:
- Vollzeit
ID: 172876
Westhouse ist eines der führenden internationalen Recruitment Unternehmen für die Vermittlung von hochqualifizierten Fachexperten in Bereichen wie IT Life Cycle, SAP, Engineering, Kaufmännischem und Fachberatung.
Für unseren Kunden suchen wir aktuell eine/n Mitarbeiter/in als Vorzimmerkraft der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d) - Potsdam.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungstätigkeit
- Übernahme von Aufgaben einer Poststelle
- Realisierung unterstützender Arbeiten wie z. B. Kopieren, Heften, Kuvertieren
- Kommunikationsdienste
- Annahme, Weiterleitung von Gesprächen, E-Mails und dergleichen
- Klärung bzw. Übermittlung von Anfragen
- Erstellung von Gesprächsnotizen
- Schreibdiensttätigkeit
- Realisierung von innerbetrieblichen sowie außerbehördlichem Schriftverkehr nach Themenvorgabe oder Diktat
- Selbständiges Formulieren von Briefen und Anschreiben auf der Grundlage von Stichpunkten
- Interne Organisation mit folgenden beispielhaft genannten Aufgaben:
- Organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (insb. Terminplanung, Raum- und Technikplanung, Tagesordnung, Einladungen, Bewirtung, Parkplatzreservierung)
- Terminabstimmungen, Terminkontrolle, Führung des Terminkalenders
- Pflege von zentralen Informationsunterlagen und Verzeichnissen
- Erstellung und Pflege von Übersichten und Datenbanken
- Parlamentarische Anfragen (Koordinierung der Zuarbeiten, Zusammenfassung und Sicherung der Termineinhaltung)
- Verwalten von Dokumenten
- Organisation von Dienstreisen
- Koordinierung des internen und externen Besucherverkehrs
- Bearbeitung von Themen der Geschäftsbereichsleitung, z.B. o inhaltliche Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (insb. Erarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten, Protokolle) o Literatur-/Internetrecherche (z.B. Urteile, Fachbeiträge) o Vorbereitung, Koordinierung und Erstellung von Präsentationen o Erstellung von Gesprächsvermerken bzw. Protokollen o Zusammenstellung von Informationen, Daten und Unterlagen
Interessiert?
Justus von Lenthe
Tel.: +49-40-3176773917
Fax.: +49-40-99996799
Email: j.lenthe@westhouse-consulting.com
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Ihre Qualifikationen
- Sie können die Rolle als Vorzimmerkraft einer Geschäftsbereichsleitung unseres Kunden in das unternehmensbezogene und behördliche Umfeld einordnen und verstehen die damit verbundenen Anforderungen und Herausforderungen:
- für die Repräsentation des Geschäftsbereichs gegenüber Kunden, (herausgehoben)Führungskräften der Verwaltung sowie der Geschäftsführung,
- für die Serviceerbringung gegenüber der Leitung eines großen Geschäftsbereichs.
- Sie verfügen über anwendungsbereite und sichere Kenntnisse in den MS-Office Produkten Outlook, Word, Excel und Powerpoint und können diese auch in einem dynamischen Umfeld sicher anwenden.
- Sie besitzen die Fähigkeit, Sachverhalte schnell zu erfassen, zu bewerten sowie schriftlich und mündlich verständlich sowie adressatengerecht darzustellen.
- Sie besitzen IT-Affinität und Begeisterung für das Thema Digitalisierung der Verwaltung
- Durch hohe kommunikative Fähigkeiten wissen Sie Ihre Ansprechpartner durch klare, verständliche und höfliche Kommunikation zu überzeugen.
- Sie besitzen Feingefühl für einen adressatengerechten Informationsaustausch sowie für die Notwendigkeit von Vertraulichkeit
- Sie gehen auch bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert und überlegt vor und zeigen überdurchschnittliches Engagement sowie Eigeninitiative.
- Das Aufgabengebiet bedingt ein enges Arbeits- und Vertrauensverhältnis zur Geschäftsbereichsleitung.
- Durch die Tätigkeit im Vorzimmer der Geschäftsbereichsleitung leisten Sie einen entscheidenden Beitrag für die Außenwahrnehmung unseres Kunden und des Geschäftsbereichs. Dies bedingt stets rollenadäquates Auftreten und Erscheinen (business dress code light).
- Erstellen/ Pflegen/ Aufbereiten von Statistiken und Auswertungen im Auftrag der Geschäftsbereichsleitung inkl. eigenständiger Datenrecherche, adressatengerechte Aufbereitung und Präsentation
- Entgegennahme und spezifizierte Weiterleitung von Aufgaben und Problemen
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kundenbefragungen, Analyse von Umfrageergebnissen, Kundenforen, Thementage und dergleichen - Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit