Das Projekt oder der Abrechungszeitraum ist vorbei – es wird also Zeit für die Rechnungserstellung. Für die meisten Freelancer ist das durchaus erfreulich. Damit im Abrechnungszeitraum auch die Rechnungsstellung für Sie ohne Probleme verläuft, haben wir einige Tipps zusammengetragen, um diese schneller und effektiver zu gestalten.
Rechnungsstellung: Denken Sie an Belege
Getreu dem obersten Gebot der Buchhaltung „keine Buchung ohne Beleg“ sollten Sie alle relevanten Belege sammeln und aufbewahren. Dazu gehören Reisekostenbelege, aber auch Zeitnachweise. Diese müssen übrigens vom Projektleiter unterschrieben werden.
Die Fristen bei der Rechnungsstellung
Rechnungen müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden, damit sie bei einer Nachfrage des Finanzamts vorgelegt werden können. Für alle Belege, die mit der Rechnung in Zusammenhang stehen, sowie für die Rechnung selbst, gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Eine digitale Aufbewahrung ist übrigens ausreichend. Sie müssen also nicht zwingend einen oder mehrere Ordner mit Rechnungskopien in Ihrem Büro aufbewahren.
Zu den Fristen zählt auch, wie lange Sie damit warten, bis Sie eine Rechnung ausstellen, denn wenn Sie möchten, können Sie sich dabei Zeit lassen. Ist die Leistung erbracht, also das Projekt abgeschlossen, können Sie ganze sechs Monate warten, bis Sie die Rechnung schreiben. Wir empfehlen jedoch, nicht so lange zu warten, sondern die Rechnung relativ zeitnah zu schreiben. Meist gehen bei uns die Rechnungen bis zum 10. Tag des Folgemonats ein.
Rechnungserstellung: Diese Angaben gehören dazu
Das Finanzamt verlangt, dass die Rechnung eines Freiberuflers bestimmte Angaben enthält. Denn nur dann ist sie auch rechtsgültig.
Die Checkliste:
1. Vollständiger Name und komplette Adresse des Rechnungsstellers
2. Vollständiger Name und komplette Adresse des Rechnungsempfängers
3. Projektstandort und Name des Endkunden
4. Rechnungsnummer: Diese Nummer kann aus mehreren Zahlen und Buchstaben bestehen. Wichtig ist, dass sie nach einem bestimmten System fortlaufend nummeriert ist und jede Rechnungsnummer nur ein Mal vergeben wird.
5. Ausstellungsdatum der Rechnung
6. Leistungsdatum. Das bezieht sich auf Erbringung der Leistung. Bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum gehen auch auf mehrere Wochen.
7. Die Leistung(en) selbst. Damit ist eine möglichst genaue Beschreibung der Tätigkeit gemeint, für die die Rechnung ausgestellt wird. Auch Fahrt- und sonstige Kosten, die im Zusammenhang mit dem Projekt entstanden sind, werden hier aufgeführt.
8. Nettobetrag. Der Gesamtbetrag, der sich aus den einzelnen Posten auf der Rechnung ergibt. Hier sollten Sie darauf achten, ob Stunden- oder Tagessätze für die Abrechnung im Vertrag vereinbart sind.
9. Umsatzsteuersatz. Je nach erbachter Leistung werden entweder 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer auf den Betrag erhoben. Welcher Satz für welche Leistung angewendet wird, muss ebenfalls aus der Rechnung hervorgehen.
10. Bruttobetrag. Die Gesamtsumme aus Nettobetrag und der jeweiligen Umsatzsteuer.
11. Umsatzsteuer- und Steueridentifikationsnummer. Zumindest die Steueridentifikationsnummer gehört ebenfalls auf die Rechnung, damit sie rechtsgültig ist. Ist das Projekt bereits abgeschlossen, Sie warten aber noch auf Ihre Steuernummer vom Finanzamt, können Sie das mit einem Halbsatz auf der Rechnung vermerken (z.B. „Steuernummer beantragt“) und trotzdem abrechnen.
12. Kontodaten und Zahlungsziel. Diese Angaben gehören zwar nicht zu den steuergesetzlichen Pflichtangaben, sind aber trotzdem sehr sinnvoll und zumindest die Kontonummer für eine schnelle und reibungslose Abwicklung auch unbedingt notwendig.
Invoice Ninja: Großartiges Tool gerade für IT-ler
Wer sagt denn, dass man alles selbst machen muss? Gerade für die Rechnungsstellung gibt es viele hervorragende Tools, die uns das Leben erleichtern können, so wie Invoice Ninja. Die Software ist gerade für Freelancer mit IT-Hintergrund interessant. Ihr Quellcode ist nämlich als Open-Source-Lizenz für alle Anwender auf GitHub zu bekommen, so ist es auch möglich, die Anwendung selbst zu hosten. Gerade im Hinblick auf die Bestimmungen der DSGVO ist das ein nicht zu vernachlässigender Vorteil.
Daneben gibt es aber auch noch weitere Tools, die ebenfalls die Rechnungsstellung für Freelancer erheblich vereinfachen:
- Manta: Beschränkt sich auf die wichtigsten Funktionen und ist ebenfalls quelloffen erhältlich. Noch dazu ist die Software kostenlos.
- Debitor: Auch diese Software ist kostenlos erhältlich und bietet lediglich die Basis-Funktionen, darunter auch eine API, um externe Systeme anzubinden. Allerdings werden bei Debitor Wasserzeichen mit dem Logo auf die Rechnungen gedruckt. Wer das nicht möchte, muss dafür bezahlen.
- Billomat: Gibt es ebenfalls in einer kostenlosen, aber auch in einer kostenpflichtigen Version (Tarif XL, 48 Euro pro Monat), dafür hat er aber eine ganze Menge weiterer Funktionen wie SSl-Verschlüsselung oder Projektverwaltung mit Basecamp.
Übrigens: Sollten Sie noch Fragen haben wenden Sie sich gerne an unser Office Management oder fordern Sie unser spezielles Infoblatt zur Rechnungsstellung an. Dort sind noch einmal alle wissenswerten Fakten aufgeführt, die Sie für eine komplette Rechnung und damit auch eine zügige Bezahlung benötigen.