KVP oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, japanisch: Kaizen, bezeichnet die ständige, fortlaufende Optimierung der Qualität von Produkten, Herstellungsprozessen und Services. Im Prinzip kann und sollte jeder Mitarbeiter in seiner jeweiligen Abteilung und in seinem Team zum Kaizen beitragen. Denn jeder kennt selbst seinen eigenen Verantwortungs- und Tätigkeitsbereich am besten. Damit hat KVP/Kaizen im Kern einen höchst demokratischen Grundgedanken.
Denn alle, und nicht nur Führungskräfte oder wenige Entwickler, treiben den Fortschritt gemeinsam voran. Zwei weitere positiver Aspekte für IT-Experten und Engineers: Mitarbeiter werden gefördert und ihre Kritik ist erwünscht.
Kaizen = Veränderung zum Besseren
Kai heißt Veränderung, Zen heißt zum Besseren. Die Idee des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses setzte sich von Japan kommend in vielen Unternehmen weltweit durch.
Kaizen bzw. KVP am Beispiel Toyota
Der führende Autokonzern Toyota realisiert mittels Kaizen seit Jahrzehnten Steigerungen der Wertschöpfung und beseitigt gleichzeitig Probleme und Ineffizienzen aller Art.
Kaizen ist ein zentraler Bestandteil des Toyota Produktionssystems. Nach dem Kaizen-Prinzip entsteht langfristiger Erfolg nicht durch einen plötzlichen Innovationsschub sondern durch permanenten Prozess der Verbesserungen. Alle Mitarbeiter werden dabei einbezogen. Die Kraft des Kaizen verdeutlicht eine Zahl: Allein an den japanischen Toyota-Standorten wurden über 400.000 Verbesserungsvorschläge im Jahr umgesetzt.
Als Element der Lean-Production (schlanken Produktion) leistet Kaizen viel für die Kosteneinsparung. Doch das Hauptaugenmerk liegt nicht auf purer Leistungssteigerung. Vielmehr geht es darum, durch Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter den Arbeitsablauf (Workflow) zu perfektionieren. Durch Kaizen wird zudem die Verschwendung von Ressourcen und Arbeitszeit bei Toyota minimiert.
Kaizen beruht auf 5 Grundregeln:
• Prozessorientierung
• Kundenorientierung
• Qualitätsorientierung
• Kritikorientierung
• Standardisierung
In Europa liegt der Fokus mehr als in Japan auf den Elementen kontinuierliche Steigerung der Qualität und Kostenminimierung. Der KVP/Kontinuierliche Verbesserungsprozess wird als Teil des Qualitätsmanagements betrachtet.
Wie beeinflusst KVP/Kaizen die Arbeit in der IT?
Lean Production beziehungsweise Lean Thinking werden seit vielen Jahren auch in der IT angewandt. Beispiele sind die DevOps-Bewegung und die Kanban-Methode in der Softwareentwicklung.
Doch es gibt viele weitere Bereiche und Teilbereiche die mittels KVP verbessert werden. In der Softwareentwicklung wird häufig Refactoring in kleinen Schritten zur kontinuierlichen Verbesserung der Codes praktiziert.
Es kann aber auch um Fragestellungen gehen, wie sich Meetings produktiver machen lassen? Oder wie man neue Mitarbeiter am besten Onboard nimmt?
Wie geht man konkret vor in der KVP? Was sind die Prozessschritte?
1. Identifizieren Sie ein konkretes Ziel.
Zum Beispiel: den Arbeitsaufwand für eine bestimmte Aufgabe um x-Stunden senken.
2. Überlegen Sie, welches Detail konkret verbessert/beschleunigt werden kann?
Zum Beispiel, ob und wie ein Vorgang automatisiert werden könnte.
3. Schaffen Sie die notwendigen Kapazitäten.
Zum Beispiel könnten Sie jeden 10. Arbeitstag für Kaizen/KVP reservieren. Oder eine halbe oder dreiviertel Stunde bei Arbeitsbeginn.
4. Es geht um messbare Verbesserung, nicht um sofortige Perfektion.
Also zum Beispiel: was kann in einem vorgegebenen Zeitrahmen erreicht werden?
5. Schnell umsetzen.
Also lieber weniger auf einmal. Und den Mitarbeitern möglichst viel Freiräume bei der Umsetzung lassen.
6. Das Geleistete wahrnehmen, loben und verbreiten.
7. Wiederholen.
–>Beim nächsten Mal einen weiteren Aspekt verbessern.
Die systemische, ganzheitliche Betrachtung mittels KVP ermöglicht es, Mitarbeiter zu motivieren, weil sie die Prozesse selbst mitgestalten. Die Autonomie und Fortbildung und das Teamwork werden gefördert und die Fluktuation verringert.
Durch KVP wird die Qualität und die Unternehmenskultur durch Einbeziehung aller gestärkt. Das erhöht dauerhaft beziehungsweise „kontinuierlich“ den Spaß an der Arbeit.
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