Was ist zu beachten, wenn Sie Ihre Tätigkeit als Freelancer oder Freiberufler starten? Wie funktioniert das „Freelancer bzw. Freiberufler werden“? Wir zeigen Ihnen die 10 wichtigsten Schritte in die Selbständigkeit.
1. Schritt: Definieren Sie Ihr Angebot
Vor allem müssen Sie wissen, welche Dienstleistungen Sie anbieten können und wollen. Was sind Ihre Stärken in der IT oder im Engineering?
Wodurch können Sie sich vom Wettbewerb abheben? In welchem Marktsegment werden Ihre Fähigkeiten gesucht? Wo sitzen die Nachfrager/Ihre potenziellen Auftraggeber?
2. Analysieren Sie den Markt für Ihr Angebot
Wichtig sind vor allem fünf Punkte: Wer genau ist Ihre Zielgruppe und wie groß ist diese?
Welche weiteren Mitbewerber sind in diesem Markt aktiv [z. B. andere Freelancer oder größere IT-Firmen oder Ingenieur-Büros]?
Gibt es wichtige Zukunftstrends in Ihrem Marktsegment? Ist Ihr Markt überhaupt attraktiv; lässt sich ausreichend Arbeitslohn/Gewinn generieren? Gibt es ausreichend Marktpotenzial?
Hier empfiehlt sich das Erstellen eines Business-Plans.
3. Planen Sie Ihre Finanzen
Welchen Stundensatz können Sie für Ihre Leistung ansetzen; machen Sie für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Stundensätze oder gibt es nur einen Stundensatz?
Wie viele Tage im Jahr können Sie als IT- oder Engineering-Freelancer arbeiten? Wie schätzen Sie Ihre Auslastung ein im 1. Jahr?
Wie in den Folgejahren? Was für Ausgaben/Kosten kommen auf Sie zu?
Wie viel Gewinn sollten Sie erwirtschaften, um so zu leben, wie Sie es anstreben und zugleich Rücklagen bilden zu können?
4. Welche Rechtsform passt am besten zu Ihnen?
Je nach Tätigkeit und Umfang, und je nachdem, ob Sie alleine oder mit mehreren zusammenarbeiten wollen, gibt es verschiedene Formen.
Wichtig zu wissen ist: Als Einzelunternehmer (z. B. Freiberufler/Freelancer), als GbR oder als Partnergesellschaft (PartG) haften Sie immer auch mit Ihrem privaten Vermögen. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG sind hingegen haftungsbeschränkt.
5. Wie melden Sie sich an?
In der Regel genügt es bei Freiberuflern/Freelancern, wenn Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt die Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit schriftlich anmelden.
- Lesen Sie dazu auch den Beitrag „Steuern sparen: Wie werde ich vom Finanzamt als Freiberufler anerkannt?“
Wenn Ihre Tätigkeiten als Gewerbe gelten, müssen Sie sich beim zuständigen Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde melden, in der Sie Ihr Gewerbe ausüben wollen. Hier wird meist eine Anmeldegebühr fällig. Außerdem werden meist Gewerbesteuern erhoben, die je nach Stadt oder Gemeinde unterschiedlich ausfallen können.
6. Wo wollen Sie arbeiten? Und wie sollte Ihr Arbeitsplatz ausgestattet sein?
Sind Sie örtlich gebunden? Möchten Sie ein Einzelbüro? Oder wollen Sie Ihren Arbeitsplatz lieber in einer Bürogemeinschaft oder in einem Co-Working-Space? Welche Möbel und welche Software, IT-Ausstattung und weitere Arbeitsgeräte benötigen Sie? Und für IT, SAP und Engineering Freiberufler natürlich besonders wichtig: Ist schnelles Internet an Ihrem künftigen Arbeitsplatz gewährleistet?
Ihr Arbeitsplatz und seine Ausstattung sind natürlich auch wichtig für Punkt 3 [Finanzen].
10 Schritten in die Selbständigkeit
7. Werben Sie für sich
Das Internet macht Werbung heute leichter als früher. Für Freelancer besonders sinnvoll sind:
• Ihre eigene Homepage mit passender Webadresse
• Ihr Profil auf den wichtigsten Freelancer-Plattformen für IT und Engineering
• Profile auf LinkedIn und Xing. Worauf Sie hier achten sollten, erfahren Sie im Blogbeitrag: Social Media für Freelancer – Tipps zur Nutzung
• Business-Profile auf weiteren Social-Media-Plattformen
Bei Bedarf können Sie zum Beispiel über Google Ads auch Anzeigen schalten. Sie können dies so einrichten, dass Sie bei genau definierten Google-Suchen auftauchen. Für eine bessere Auffindbarkeit Ihrer Homepage in den Suchergebnisse der Suchmaschinen, sollten Sie natürlich auch Ihre Seite für die Suchmaschinen optimieren (=Suchmaschinenoptimierung, SEO).
Geschäftsausstattung
Eine grafisch gestaltete Geschäftsausstattung [z. B. Anschreiben, Rechnungen, Flyer, Visitenkarten] mit einem eigenen Logo oder Schriftzug ist heute nicht mehr so wichtig wie früher. Und viele verzichten darauf. Aber sie kann Ihre Professionalität unterstreichen.
Die Gestaltung kann auch ins Digitale zum Beispiel für PDFs oder für Ihre Homepage umgebrochen/übertragen werden.
Wenn Sie gern eine gestaltete Geschäftsausstattung hätten und selbst grafisch nicht talentiert sind, sollten Sie einen versierten Grafiker anfragen.
Es gibt inzwischen aber auch viele Grafikdesign-Plattformen für die Erstellung von visuellen Inhalten, auf denen Sie zahlreichen kostenlosen Vorlagen finden, die Sie schnell für sich anpassen können. Ein Beispiel dafür ist Canva.
8. Wie sollten Sie sich versichern?
Als Freiberufler sind Sie nun selbst verantwortlich. Unabdingbar ist die Krankenversicherung. Hier können Sie wählen zwischen der gesetzlichen und einer privaten Krankenversicherung. Weitere wichtige Versicherungen, die für Sie als IT- oder Engineering Freiberufler sehr sinnvoll sein können, sind unter anderem:
• Altersvorsorge
• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Unfallversicherung
• Private Haftpflichtversicherung
• Berufshaftpflichtversicherung
• Rechtschutzversicherung
• Geschäftsinhaltsversicherung
Wir bieten speziell für Freiberufler eine IT-Haftpflichtversicherung in Zusammenarbeit mit der Allianz an. Mehr Infos dazu finden Sie hier
9. Ihre erste Anfrage kalkulieren
Wenn die Stundenanzahl nicht bereits vom Auftraggeber vorgeben ist, hängt Ihre Kalkulation stark davon ab, ob Sie Ihren Stundenaufwand realistisch einschätzen. Nehmen Sie sich dafür genug Zeit. Vergessen Sie auch etwaige weitere Ausgaben nicht. Und bleiben Sie bei dem Stundensatz, den Sie sich [Punkt 3] zuvor gut überlegt haben.
Falls die erste Anfrage Ihnen nicht gleich den Zuschlag bringt, lassen Sie den Mut nicht sinken. Denn auch das gehört manchmal zum Freiberufler-Dasein. Oft werden mehrere Freelancer angefragt. Gelegentlich wird ein Projekt aber auch begraben, verändert oder verschoben, so dass erstmal überhaupt keiner zum Zuge kommt. Dafür klappt es vielleicht beim nächsten Mal.
Akquise über ein Personaldienstleister
Außerdem kann Ihnen bei der Akquise ein Personaldienstleister, wie die Westhouse Group, viel Arbeit abnehmen. Sie profitieren hier von der Erfahrung und werden stets umfassend unterstützt. Westhouse kennt beide Seiten und versucht immer die beste Lösung für Kunde/Auftraggeber und Freelancer zu finden.
Unser Team hilft Ihnen gerne weiter: Von der Anfrage über die Projektbesprechung bis zu Ihrem eigentlichen Einsatz während des Projektes.
10. Schreiben Sie Ihre erste Rechnung
Hat es geklappt und ist aus einer Anfrage der erste Auftrag geworden und die Arbeit ist erledigt, wird es Zeit für die Rechnung.
Sie muss folgendes enthalten:
• Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Name und Adresse des Empfängers
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Betreff
• Dienstleistungsbeschreibung
• Nettopreis
• Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag
• Kontodaten des Rechnungsstellers
• Ihre Umsatzsteuer- und/oder die Steueridentifikationsnummer
Sie können außerdem eine Zahlungsfrist setzen, diese ist aber nicht vorgeschrieben, denn ansonsten gilt die gesetzliche Zahlungsfrist.
Administration auslagern
Ist Ihnen der Administrationsaufwand zu groß, dann haben Sie die Möglichkeit das Rechnungsmanagement auszulagern. Die Westhouse Group übernimmt für führende und innovative Unternehmen und Unternehmensberatungen die Abwicklung von IT- und Engineering-Projekten. Dazu zählt auch die Administration und die Abrechnung von Freiberuflern innerhalb des Third Party Managements (TPM).
Ihr erfahrener Partner für spannende Aufgaben in IT und Ingenieurwesen
Westhouse vermittelt Fach- und Führungskräfte aus IT, SAP, Engineering und aus dem kaufmännischen Bereich in Festanstellung, Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) und projektweise. Besuchen Sie unsere Jobbörse mit immer neuen interessanten Projekten und Stellenangeboten. Oder wenden Sie sich direkt an uns. Unsere Berater freuen sich auf Sie!
- In einem zweiten Beitrag zum Thema beschäftigen wir uns ausführlicher mit dem Themen Projektsuche und Projektakquise.